Une visio en trois créneaux, dans la messagerie

Caler un appel entre un client et un prestataire se faisait souvent à côté de la commande : une poignée de mails, un lien collé dans un message, une heure qui ne convenait à personne. Dans la messagerie d’Acteurs du Livre, le prestataire peut maintenant proposer une visio. Il choisit trois dates. Le client en retient une, en demande d’autres, ou refuse en disant pourquoi. Le rendez-vous se tient sur kMeet (Infomaniak), et le lien reste dans la conversation, avec le jour et l’heure prévus.

L’essentiel

• Seul le prestataire propose. Le bouton « Proposer une visio » est en haut de la conversation.
• Il indique trois dates et heures à venir, à l’heure de Paris, espacées d’au moins un quart d’heure, dans les quatre mois.
• Le client reçoit un e-mail. Ouvrir le message affiche la proposition : rien n’est réservé tant qu’il n’a pas confirmé.
• Trois réponses : valider un créneau, dire qu’aucun ne convient, ou refuser avec un motif.
• Une fois le créneau retenu, les deux voient « Visio prévue », la date, et le bouton « Rejoindre la visio ».

Qui propose

Dans un échange autour d’une prestation, d’une recherche ou d’une commande, c’est le prestataire de cet échange qui lance la visio. Le client la reçoit, il ne l’envoie pas dans l’autre sens. Le bouton se trouve dans la messagerie, au-dessus des messages.

Une seule proposition est en cours à la fois. Tant que le client n’a pas répondu, le formulaire reste fermé. Une fois le rendez-vous pris, la carte « Visio prévue » reste affichée ; une nouvelle proposition devient possible deux heures après l’heure convenue.

Trois dates, un seul envoi

« Proposer une visio » ouvre trois champs. Chacun doit commencer au moins trente minutes plus tard, à l’heure de Paris. Les trois créneaux sont séparés d’au moins un quart d’heure, et restent dans les quatre prochains mois. Le bouton « Envoyer les trois créneaux » transmet la proposition.

Exemple, pour une correction en cours :

Le prestataire voit tout de suite « Visio proposée », avec les trois dates et la mention que le client a reçu un e-mail. Le même message est déposé dans la conversation, pour que l’historique garde la trace de ce qui a été offert.

Ce que le client reçoit

L’e-mail a pour objet « vous propose une visio ». Les trois dates y figurent, ainsi qu’un lien pour ouvrir la proposition. Ce lien mène sur Acteurs du Livre, à une page qui porte le nom acteur-du-livre. Le client peut répondre depuis cet e-mail, même sans rouvrir la messagerie. S’il est connecté, les mêmes choix l’attendent en haut de la conversation.

Ouvrir le lien ne réserve rien. La page affiche les créneaux, et la réservation est un bouton distinct : « Valider ce créneau ». Un créneau déjà commencé n’est plus sélectionnable ; il reste possible d’en retenir un autre, de dire qu’aucun ne convient, ou de refuser.

Quand un créneau est retenu

Le client coche une date et valide. Le prestataire est prévenu tout de suite, par e-mail (« Visio confirmée le… ») et dans la messagerie. Les deux y voient alors :

• le titre « Visio prévue » ;
• le jour et l’heure, avec le nom de l’autre ;
• le bouton orange « Rejoindre la visio » ;
• l’adresse complète de la salle, pour la copier si besoin.

Le client reçoit en plus un e-mail « Votre visio du… », avec le même lien. Le jour J, tout est donc au même endroit : la conversation, et la boîte mail.

La salle s’ouvre dans le navigateur, sur kMeet. L’adresse ressemble à kmeet.infomaniak.com/acteur-du-livre-… Aucune application à installer : chacun clique « Rejoindre la visio » à l’heure dite et indique son nom en entrant dans la réunion. Le micro et la caméra se règlent sur cette page d’arrivée, avant d’entrer.

Si aucun créneau ne convient

Le client peut répondre « Aucun créneau ne me convient », depuis l’e-mail ou la messagerie. Ce n’est pas un refus de se voir : c’est une demande d’autres horaires. Le prestataire reçoit « Aucun créneau de visio ne convient » et retrouve dans la conversation le formulaire déjà ouvert, prêt pour trois nouvelles dates. Le circuit recommence, avec les mêmes trois issues possibles.

Refuser, en expliquant

Le client peut aussi refuser la visio. Un motif est demandé, assez développé pour être utile : quelques mots au minimum, de quoi dire par exemple que l’échange écrit suffit pour cette correction. Ce motif apparaît dans la conversation, cité tel quel, et part dans l’e-mail au prestataire (« a refusé la visio »).

Le refus ne ferme pas l’échange. Les messages continuent. Si le besoin d’un appel revient plus tard, le prestataire peut proposer une nouvelle visio depuis le même fil.

Questions fréquentes

Le client peut-il proposer une visio ?

Seul le prestataire de l’échange propose. Le client répond : il retient un créneau, en demande d’autres, ou refuse avec un motif.

Faut-il installer quelque chose ?

La salle kMeet s’ouvre dans le navigateur. Le lien suffit. Chacun indique son nom en arrivant dans la réunion.

Où retrouver le lien le jour du rendez-vous ?

Dans la conversation, sur la carte « Visio prévue », et dans les e-mails de confirmation envoyés au client et au prestataire.

Que se passe-t-il si le prestataire ouvre le lien du client ?

La page lui indique que ce lien est destiné au client. Il ne peut pas choisir à sa place. Il est prévenu dès qu’un créneau est retenu.

Peut-on enchaîner plusieurs visios ?

Une proposition à la fois. Après un « aucun créneau » ou un refus, le prestataire peut en envoyer une nouvelle. Après une acceptation, la suivante attend deux heures après l’heure du rendez-vous.